UNIVERSITÄT ZU KÖLN

Für die Promotion reichen Sie ihre Dissertation ein und verteidigen diese in der Disputation. Nach Annahme der Dissertation und bestandener Disputation erhalten Sie das Promotionszeugnis. Die Promotionsurkunde mit der Ihnen der Doktorgrad verliehen wird, erhalten Sie nach der Veröffentlichung der Dissertation (siehe Hinweise Veröffentlichung der Dissertation und Urkunde).

Sie können die Dissertation als Monographie oder kumulativ verfassen. Nach der Promotionsordnung vom 12.3.2020 können Sie sowohl in der Monographie als auch in der kumulativen Dissertation Publikationen und Manuskripte mit wesentlichem eigenen Anteil einbinden, wobei die Dissertation ab drei bereits veröffentlichten bzw. zur Veröffentlichung angenommenen Artikeln als kumulativ bezeichnet wird (siehe § 7 der Promotionsordnung vom 12.3.2020).

Bitte sprechen Sie Form und der Inhalt der Dissertation frühzeitig mit dem Thesis Advisory Committee (Mitglieder einer Graduiertenschule) bzw. mit den Erst- und Zweitbetreuenden (ohne Mitgliedschaft in einer Graduiertenschule) ab. Bei Promotionen im Fachgebiet Physik ist die Zustimmung des Thesis Advisory Committees bzw. des Erst- und Zweitbetreuenden für das Einbinden von Publikationen, Manuskripten und publizierten Inhalten (z.B. Abbildungen) notwendig. Nach der Promotionsordnung von 2006 wird die Dissertation in der Regel als Monographie verfasst, in die keine Publikationen eingefügt werden dürfen.

Bereiten Sie das Gesuch um Zulassung zu den Prüfungen der Promotion frühzeitig vor. Die Unterlagen müssen spätestens 2 Wochen vor dem Einreichen der Dissertation vollständig beim Promotionsbüro vorliegen.

Aktualisieren und vervollständigen Sie Ihre Angaben in Docfile und hinterlegen Sie folgende Dokumente in Ihrer Docfile-Doktorandenakte:

• aktueller Lebenslauf mit Lichtbild
• Studienverlaufsbescheinigung zum Nachweis der Immatrikulation in den Promotionsstudiengang
• Nicht-Graduiertenschulmitglieder (bei Abschluss nach der Promotionsordnung vom 12.03.2020): Teilnahmenachweis  an einem Kurs zur guten wissenschaftlichen Praxis
• Hinterlegen Sie das Formular Gesuch um Zulassung zur Promotion in Docfile. Es muss vollständig ausgefüllt und von Ihnen, der Betreuerin / dem Betreuer und der Graduiertenschule des Departments bzw. der Graduiertenschule für LehrerInnenbildung unterzeichnet sein.
• Hinterlegen Sie zusätzlich die unterzeichnete Erklärung zum Gesuch in Docfile.

Ergänzen Sie eventuell noch fehlende Dokumente:

• Hochschulzugangsberechtigung (eine PDF-Datei)
• Bachelor Urkunde, Zeugnis und Transkript (zusammengefasst in einer PDF-Datei)
• Master Urkunde, Zeugnis und Transkript (zusammengefasst in einer PDF-Datei)
• gegebenenfalls Kooperationsvereinbarungen (bei Promotionen in Kooperation mit Fachhochschulen, anderen Universitäten, externen Forschungseinrichtungen oder der Wirtschaft)
• gegebenenfalls Betreuungsvereinbarung (wenn Sie nicht Mitglied einer Graduiertenschule sind)

Senden Sie eine Email an das Promotionsbüro, bitte mit Angabe „Gesuch, Department (z.B. Physik)“ im Betreff, in der Sie mitteilen, dass Sie das Gesuch mit allen Anlagen in Docfile hinterlegt haben.

Nach Prüfung des Gesuchs und Ihrer Unterlagen werden per Sie Email informiert.

Gegebenenfalls erhalten Sie die Aufforderung, Originale oder beglaubigte Kopien der Zeugnisse und Urkunden (Hochschulzugangsberechtigung, Bachelor und Master) vorzulegen.

Einreichen der Dissertation:

• Hinterlegen Sie die Dissertation als PDF-Datei in Docfile.
• Beachten Sie, dass die in der Dissertation enthaltene Erklärung unterzeichnet sein muss.
• Senden Sie die Dissertation in einer Email an die Gutachterinnen und Gutachter sowie in Kopie (cc) an das Promotionsbüro. Sofern die PDF-Datei der Dissertation zu groß für den Email-Versand ist, hinterlegen Sie die Dissertation auf einem Datenserver (z.B. Sciebo, Sync) und senden Sie den Link per Email an die Gutachterinnen und Gutachter sowie an das Promotionsbüro.

Die Disputation findet nach positiver Begutachtung der Dissertation statt.

• Stimmen Sie den Disputationstermin frühzeitig mit der Prüfungskommission ab.
• Hinterlegen Sie den "Terminbogen zur Disputation" frühzeitig in Docfile und informieren Sie hierüber das Promotionsbüro per Email mit der Angabe „Disputationstermin, Department (z.B. „Physik“) im Betreff.

Nach positiver Begutachtung der Dissertation und Bestehen der Disputation erhalten Sie auf Anforderung das Promotionszeugnis, das in der Regel innerhalb von 6 bis 10 Wochen nach der Disputation erstellt wird. Es kann nur innerhalb Deutschlands per Einschreiben an Sie persönlich oder an eine Bevollmächtige / einen Bevollmächtigten versendet werden. Nach der Ausgabe des Zeugnisses können Sie eine Einsichtnahme in die Gutachten zur Dissertation beantragen.

Der Nachweis der Veröffentlichung der Dissertation ist Voraussetzung für die Übergabe der Urkunde. Dieser Nachweis muss innerhalb eines Jahres nach der Disputation erbracht werden. Auf begründeten Antrag kann die Frist (bis zu viermal) um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Die Dissertation muss jedoch spätestens 5 Jahre nach der Disputation veröffentlicht sein.

Hierzu hinterlegen Sie folgende Dokumente in Docfile:

• Druckfreigabe  (= „Zustimmung zur Veröffentlichung“ der/des Betreuenden und gegebenenfalls der/des Erstgutachters*in)
• PDF-Datei der publizierten Dissertation (es müssen keine gedruckten Exemplare der Dissertation beim Promotionsbüro eingereicht werden, die Promotionsordnung ist in diesem Punkt überholt)

Für die Veröffentlichung beachten Sie bitte auch die Informationen der Universitäts- und Stadtbibliothek (USB) zur Veröffentlichung in KUPS. Bei elektronischer Veröffentlichung müssen keine gedruckten Exemplare bei der USB eingereicht werden. Bei nicht-elektronischer Veröffentlichung sind die Angaben zur Anzahl der bei der USB einzureichenden gedruckten Exemplare im Formular Druckfreigabe korrekt, die Promotionsordnung ist in diesem Punkt überholt.

Das Promotionsbüro wird von der USB automatisch über die Veröffentlichung der Dissertation informiert und setzt sich mit Ihnen in Verbindung zwecks Übergabe der Urkunde.

Sofern ein wichtiger, der Veröffentlichung der Dissertation entgegenstehender Grund nach §13 Absatz 3 der Promotionsordnung vom 12.3.2020 vorliegt, können Sie die Befugnis zur vorläufigen Führung des Doktorgrades beantragen. Für die Antragstellung hinterlegen Sie bitte ein formloses Schreiben mit Begründung, das von der/dem Betreuenden mit unterschrieben sein muss, als PDF-Datei in Docfile und informieren Sie das Promotionsbüro hierüber.

Sofern der Promotionsausschuss zustimmt, erhalten Sie eine auf 2 Jahre befristet gültige Befugnis zur vorläufigen Führung des Doktorgrades. Sie sind verpflichtet, die Dissertation vor Ablauf der Gültigkeit der vorläufigen Titelführungsbefugnis zu veröffentlichen. Auf begründeten Antrag kann die Frist (bis zu dreimal) um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Spätestens 5 Jahre nach der Disputation muss die Dissertation veröffentlicht sein.